در دنیای مهاجرت، تحصیل یا کار در خارج از کشور، یکی از مراحل مهم و گاهی پیچیده، «لگالایز» یا قانونی کردن مدارک است. این فرآیند به معنای تایید رسمی مدارک تحصیلی، هویتی یا شغلی توسط مراجع ذی‌ربط داخلی و بین‌المللی است تا در کشور مقصد نیز مورد قبول و اعتبار باشد. اما دقیقا لگالایز مدارک چیست، چه تفاوتی با ترجمه رسمی دارد و چه زمانی به آن نیاز پیدا می‌کنیم؟ در این مقاله به طور کامل با مفهوم، مراحل و اهمیت لگالایز مدارک آشنا می‌شویم.
لگالایز مدارک یعنی چه؟ لگالایز کردن چیست؟
لگالایز مدارک چیست ؟ لگالایز (Legalization) یا «قانونی کردن» مدارک، فرآیندی رسمی است که طی آن یک مدرک صادرشده در یک کشور، توسط مراجع قانونی آن کشور و نهایتا توسط سفارت یا کنسولگری کشور مقصد، مورد تایید قرار می‌گیرد تا در خارج از کشور نیز از نظر حقوقی و اداری معتبر شناخته شود. به بیان ساده، لگالایز به معنای تأیید اصالت و اعتبار یک سند برای استفاده در کشور دیگر است.
در ایران، این فرایند معمولا شامل مهر و امضای نهاد صادرکننده، سپس تأیید وزارت دادگستری و وزارت امور خارجه و در نهایت تأیید سفارت کشور مقصد میشود. اگرچه بعضی کشورها عضو کنوانسیون 1961 لاهه هستند و با یک مهر آپوستیل (Apostille) مدارک را می‌پذیرند، اما ایران عضو این کنوانسیون نیست؛ بنابراین در مورد ایران باید مدارک به شکل سنتی و رسمی لگالایز شوند.
لگالایز کردن با ترجمه رسمی تفاوت دارد؛ در ترجمه رسمی، تنها متن سند به زبان مقصد ترجمه میشود، ولی در لگالایز، صحت سند و ترجمه آن توسط مراجع ذیصلاح تأیید میشود.
پروسه لگالایز مدارک؛ قانونی کردن اسناد برای خارج از کشور
فرایند لگالایز مدارک در ایران شامل مراحل مشخصی است که بسته به نوع مدرک و مقصد نهایی ممکن است تفاوت‌هایی داشته باشد، اما به‌طور کلی به شرح زیر است:
ترجمه رسمی توسط مترجم رسمی قوه قضاییه
ابتدا مدرک به زبان مورد نظر ترجمه شده و توسط مترجم رسمی تأیید میشود. بدون این مرحله، مراحل بعدی ممکن نیست.
تایید دادگستری
ترجمه رسمی به همراه اصل مدرک به اداره کل اسناد و امور مترجمان رسمی دادگستری ارسال میشود تا اصالت ترجمه و سند را تایید کند.
تایید وزارت امور خارجه
پس از تایید دادگستری، مدرک به وزارت امور خارجه ارسال میشود. این وزارت‌خانه وظیفه دارد قانونی بودن سند در سطح بین‌المللی را تایید کند.
تایید سفارت کشور مقصد
در آخرین مرحله، مدرک باید به سفارت کشور مقصد در ایران ارائه شود تا بر اساس قوانین آن کشور، مدرک را تایید و مهر کند. برخی کشورها بدون این مرحله نیز مدارک را قبول می‌کنند، اما بیشتر کشورهای اروپایی و آمریکای شمالی تایید سفارت را الزامی می‌دانند.
کدام مدارک باید لگالایز شوند؟
لگالایز بسته به هدف سفر (تحصیل، کار، مهاجرت، اقامت) شامل دسته‌ای از مدارک خاص میشود. به نقل از وب‌سایت رسمی وزارت امور خارجه ایران:
«کلیه مدارک تحصیلی، مدارک شناسایی، اسناد ازدواج یا طلاق، سوابق کیفری، اسناد تجاری، و مدارک مرتبط با وضعیت نظام وظیفه میتوانند در صورت لزوم برای استفاده در خارج از کشور، مراحل قانونی‌سازی را طی کنند.»
برخی از مهم‌ترین مدارکی که معمولا لگالایز می‌شوند عبارت‌اند از:
- مدارک تحصیلی: دیپلم، ریزنمرات، مدرک دانشگاهی
- مدارک هویتی: شناسنامه، کارت ملی
- اسناد حقوقی: وکالت‌نامه، حکم دادگاه
- اسناد ازدواج یا طلاق
- گواهی سوءپیشینه
- مدارک مالی و شغلی: فیش حقوقی، بیمه، گواهی اشتغال به کار
- اسناد تجاری و بازرگانی (برای شرکت‌ها و صادرکنندگان)
چرا به لگال سازی مدارک نیاز است؟
در دنیای بین‌المللی، هیچ کشوری مدارک صادرشده توسط یک کشور دیگر را بدون تایید رسمی نمی‌پذیرد. به همین دلیل لگالایز مدارک، راهی است برای اطمینان از این که مدرک شما معتبر، غیرجعلی و قابل قبول در نظام اداری کشور مقصد است. این موضوع در فرآیندهای مهمی مانند ادامه تحصیل در خارج، استخدام، اخذ ویزا، اقامت یا حتی ثبت ازدواج در خارج از کشور اهمیت دارد.
دلایل نیاز به لگالایز مدارک به‌صورت موردی عبارت‌اند از:
- پذیرش دانشگاه‌های خارجی: برای ثبت‌نام و ارزیابی مدارک تحصیلی
- استخدام در خارج از کشور: برای اثبات سابقه و صلاحیت
- امور حقوقی و قضایی: مانند ارائه حکم دادگاه یا گواهی تجرد
- مهاجرت کاری یا خانوادگی: برای ارائه مدارک شناسایی و اثبات رابطه خانوادگی
- فعالیت‌های تجاری بین‌المللی: در واردات، صادرات یا ثبت برند
در نتیجه، لگالایز مدارک نه تنها یک اقدام رسمی و قانونی، بلکه شرط اصلی پذیرش بسیاری از فرآیندهای بین‌المللی است. بدون این تاییدیه‌ها، مدارک حتی با ترجمه رسمی نیز ممکن است در کشور مقصد پذیرفته نشوند.
مهاجرت به کدام کشورها نیاز به لگال‌سازی دارد؟
لگالایز مدارک تقریبا برای تمام کشورهایی که قصد مهاجرت تحصیلی، مهاجرت کاری، یا مهاجرت به آن‌ها را دارید ضروری است، مگر اینکه کشور مقصد با کشور مبدأ شما (مانند ایران) توافق خاصی برای ساده‌سازی روند تایید مدارک داشته باشد. به‌طور کلی، بیشتر کشورهای اروپایی، آمریکای شمالی، استرالیا و برخی کشورهای آسیایی تأکید زیادی بر قانونی بودن و اصالت مدارک دارند و بدون طی کردن مراحل تأیید، مدارک را قبول نمی‌کنند.
از جمله کشورهایی که برای صدور ویزا یا ثبت‌نام تحصیلی و کاری نیاز به مدارک لگالایزشده دارند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- آلمان، اتریش، بلژیک و هلند: تایید مدارک از وزارت امور خارجه ایران و سپس لگالایز در سفارت این کشورها ضروری است.
- کانادا و آمریکا: نیاز به تایید ترجمه رسمی، دادگستری، وزارت خارجه و معمولاً ارسال از طریق سرویس‌های واسطه دارند.
- استرالیا و نیوزیلند: ترجمه رسمی به انگلیسی کافی نیست و باید مهر وزارت خارجه را نیز داشته باشد.
- فرانسه، ایتالیا، اسپانیا: معمولا نیاز به تایید سفارت دارند و ترجمه رسمی باید به زبان همان کشور انجام شود.
به‌طور خاص، لگالایز مدارک سفارت بلژیک و لگالایز مدارک سفارت آلمان به‌دلیل سخت‌گیری‌های اداری، جزو موارد پرتقاضا و حساس برای متقاضیان مهاجرت و تحصیل در اروپا هستند.
هزینه لگالایز، تایید و تصدیق مدارک در ایران چقدر است؟
هزینه لگالایز به نوع مدرک، تعداد صفحات و همچنین مقصد مورد نظر بستگی دارد. در جدول زیر، میانگین هزینه‌های رسمی برای هر مرحله در ایران آورده شده است:
| مرحله | هزینه تقریبی (تومان) |
| ترجمه رسمی توسط مترجم رسمی | ۱۲۰٬۰۰۰ تا ۳۵۰٬۰۰۰ (هر صفحه) |
| تأیید دادگستری | حدود ۳۰٬۰۰۰ تا ۵۰٬۰۰۰ (هر مدرک) |
| تأیید وزارت امور خارجه | حدود ۶۰٬۰۰۰ تا ۸۰٬۰۰۰ (هر مدرک) |
| تأیید سفارت کشور مقصد | ۵۰۰٬۰۰۰ تا چند میلیون (بسته به کشور و نوع مدرک) |
توجه داشته باشید که برای برخی سفارتها مانند آلمان یا کانادا، ممکن است نیاز به وقت قبلی و هزینه‌ی یورویی نیز باشد که از طریق صرافی یا کارگزاری پرداخت میشود.
برای تایید مدارک ترجمه آلمانی لازم است یا انگلیسی؟
پاسخ این پرسش به کشور مقصد و نوع درخواست بستگی دارد. در اکثر موارد، ترجمه رسمی به زبان انگلیسی کافی است، به‌ویژه برای کشورهایی مانند کانادا، استرالیا، آمریکا یا کشورهای عضو اتحادیه اروپا که زبان انگلیسی را به‌عنوان زبان دوم رسمی می‌پذیرند.
با این حال، اگر قصد دارید مدارک خود را برای سفارت‌هایی مانند آلمان، اتریش یا سوئیس ارائه دهید، معمولا لازم است مدارک به زبان آلمانی ترجمه شوند.
به‌طور خاص، سفارت آلمان ممکن است فقط ترجمه آلمانی را بپذیرد و تایید سفارت را مشروط به آن کند. بنابراین، پیش از ترجمه، باید بررسی شود که کشور مقصد ترجمه به چه زبانی را لازم دارد.
خدمات لگالایز در کجا انجام میشود؟
اگر نمی‌دانید چگونه مدارک را لگالایز کنیم؟، لازم است بدانید خدمات لگالایز در ایران به‌صورت متمرکز و رسمی از سوی نهادهای مشخصی انجام میشود:
- اداره کل اسناد و امور مترجمان رسمی قوه قضاییه
- آدرس: تهران، خیابان قائم‌مقام فراهانی، نبش خیابان طوس
- خدمات: تایید ترجمه رسمی مدارک توسط مترجمان رسمی
- اداره کل امور کنسولی وزارت امور خارجه
- آدرس: تهران، خیابان امام خمینی، نبش خیابان سی تیر
- خدمات: تایید مدارک برای ارائه به خارج از کشور
سفارت‌های کشورهای خارجی در تهران
هر سفارت قوانین خاص خود را دارد. برای مثال، لگالایز مدارک سفارت بلژیک تنها در صورت داشتن وقت رسمی از طریق کارگزاری و پرداخت هزینه انجام میشود.
دفاتر ترجمه رسمی معتبر
این دفاتر علاوه بر ترجمه رسمی، برخی خدمات مربوط به پیگیری تاییدات را نیز ارائه میدهند.
در صورت نیاز، می‌توانید از مؤسسات واسطه تخصصی در امور تحصیل یا مهاجرت استفاده کنید که کل فرآیند لگالایز را به‌صورت یکجا انجام میدهند.
لگالایز مدارک کشورهای مختلف
لگالایز مدارک کشورهای مختلف بسته به سیاست‌های مهاجرتی، تحصیلی یا شغلی هر کشور متفاوت است. برخی کشورها صرفا ترجمه رسمی با تأیید وزارت امور خارجه را قبول دارند و برخی دیگر نیاز به تایید سفارت نیز دارند. در جدول زیر، شرایط برخی کشورها مقایسه شده‌اند:
| کشور مقصد | زبان ترجمه مورد نیاز | نیاز به تایید دادگستری | نیاز به تایید وزارت خارجه | نیاز به تایید سفارت |
| آلمان | آلمانی | بله | بله | بله |
| بلژیک | فرانسوی یا هلندی | بله | بله | بله |
| کانادا | انگلیسی | بله | بله | معمولا نه |
| ایتالیا | ایتالیایی | بله | بله | بله |
| استرالیا | انگلیسی | بله | بله | معمولا نه |
نتیجه: پیش از هر اقدامی برای مهاجرت یا ادامه تحصیل، بررسی الزامات خاص لگالایز کشور مقصد ضروری است، زیرا قانونی کردن مدارک بدون اطلاع از این تفاوت‌ها ممکن است منجر به رد شدن درخواست شود.
لگالایز مدارک سفارت آلمان
برای متقاضیان، کار، ویزا یا تحصیل در آلمان، لگالایز مدارک سفارت آلمان یکی از پیچیده‌ترین و دقیق‌ترین مراحل است. این سفارت فقط مدارکی را می‌پذیرد که قبلا توسط دادگستری و وزارت امور خارجه ایران تایید شده باشند و به زبان آلمانی ترجمه رسمی شده باشند
- آمار و اطلاعات درمورد لگالایز مدارک سفارت آلمان عبارت‌اند از:
- هزینه ترجمه رسمی هر مدرک به آلمانی: حدود ۲۰۰٬۰۰۰ تا ۵۰۰٬۰۰۰ تومان (بسته به نوع مدرک)
- هزینه تایید سفارت آلمان برای هر مدرک: ۲۵ یورو (پرداخت از طریق صرافی مجاز یا کارت بانکی بین‌المللی)
- زمان انتظار برای وقت تایید مدارک: بین ۱ تا ۳ ماه
آدرس تایید مدارک: تهران، سفارت آلمان در خیابان فردوسی، مراجعه فقط با وقت قبلی
نکته مهم این است که مدارک فقط در صورت تطابق با اسناد اصلی و ترجمه دقیق مورد تایید قرار می‌گیرند. به گفته سایت رسمی سفارت آلمان:
«مدارک بدون تایید قبلی دادگستری و وزارت امور خارجه و ترجمه رسمی معتبر قابل بررسی نخواهند بود.»
لگالایز مدارک سفارت بلژیک
فرآیند لگالایز مدارک سفارت بلژیک کمی ساده‌تر از آلمان است اما همچنان شامل مراحل متعدد و حساس میشود. سفارت بلژیک تنها ترجمه‌هایی را تأیید میکند که از طریق دارالترجمه رسمی و تأییدشده توسط قوه قضاییه انجام شده باشند.
آمار و اطلاعات لگالایز مدارک سفارت بلژیک عبارت‌اند از:
- هزینه تایید سفارت: ۵۰ یورو برای هر مدرک / پرداخت فقط از طریق حساب بانکی معرفی‌شده یا دستگاه POS سفارت
- مدت زمان بررسی و تایید: ۵ تا ۱۰ روز کاری
- مدارک مورد نیاز: اصل مدرک، ترجمه رسمی، رسید تایید دادگستری و وزارت خارجه
براساس اعلام سفارت بلژیک در تهران:
«تمام مدارک تحصیلی، حقوقی و شناسایی باید به زبان فرانسوی یا هلندی ترجمه و تایید شوند.»
مراحل لگالایز مدارک
مراحل لگالایز مدارک شامل چهار مرحله اصلی است که به‌ترتیب باید انجام شوند. این مراحل برای همه مدارک اعم از تحصیلی، هویتی یا مالی یکسان است:
ترجمه رسمی مدرک
ابتدا باید مدرک به زبان مورد نیاز کشور مقصد ترجمه شود (انگلیسی، آلمانی، فرانسوی و غیره).
تایید توسط دادگستری
بعد از ترجمه، باید مدرک توسط اداره کل اسناد قوه قضاییه تایید شود.
تایید وزارت امور خارجه
مدارک تایید شده در مرحله قبل باید به تایید وزارت خارجه برسند.
تایید توسط سفارت کشور مقصد
در نهایت، بسته به کشور مقصد، ممکن است تایید سفارت نیز ضروری باشد.
به گفته سامانه رسمی وزارت امور خارجه:
«صرف ترجمه رسمی کفایت نمی‌کند؛ مدارک باید ابتدا به تایید قوه قضاییه و سپس وزارت امور خارجه برسند تا معتبر تلقی شوند.»
اعتبار مدارک لگالایز شده چقدر است؟
پرسش بسیاری از متقاضیان این است که اعتبار مدارک لگال چقدره؟ پاسخ بستگی به نوع مدرک، کشور مقصد و هدف از ارائه آن دارد. با این حال، معمولا مدارک لگالایزشده دارای اعتبار یک تا دو ساله هستند. برخی کشورها ممکن است تنها مدارکی را قبول کنند که در ۶ ماه اخیر تایید شده باشند.
نکته:
- مدارک هویتی مانند شناسنامه یا کارت ملی معمولا تاریخ انقضا ندارند.
- مدارک تحصیلی برای اپلای یا مهاجرت باید حداکثر یک سال قبل لگالایز شده باشند.
در پایان، دانستن اینکه کدام مدارک باید لگالایز شوند؟، آگاهی از هزینه لگالایز مدارک و شناخت دقیق مدارک لازم برای لگالایز به شما کمک میکند تا در زمان و هزینه صرفه‌جویی کرده و روند مهاجرت یا تحصیل‌تان را به‌درستی طی کنید.
خدمات موسسه مهاجرتی هما
موسسه مهاجرتی هما با هدف تسهیل روند مهاجرت، تحصیل و اخذ ویزا، مجموعه‌ای از خدمات تخصصی را در زمینه تأیید و لگالایز مدارک ارائه می‌دهد. این موسسه با همکاری دارالترجمه‌های رسمی وکلای بین‌المللی و کارگزاران مورد تأایید سفارتها، مراحل قانونی کردن مدارک را برای متقاضیان به‌صورت کامل و حرفه‌ای انجام می‌دهد.
برخی از خدمات کلیدی موسسه مهاجرتی هما:
- مشاوره تخصصی درباره اینکه کدام مدارک باید لگالایز شوند؟
- ترجمه رسمی مدارک به زبان‌های آلمانی، انگلیسی، فرانسوی و …
- دریافت تاییدیه دادگستری و وزارت امور خارجه در کوتاه‌ترین زمان ممکن
- دریافت وقت سفارت برای تایید نهایی مدارک (آلمان، بلژیک، هلند و…)
- پیگیری وضعیت مدارک و تحویل درب منزل
با هلدینگ هما، دیگر دغدغه‌ای بابت مراحل پیچیده، هزینه لگالایز مدارک یا اشتباه در ترجمه نخواهید داشت. این موسسه همچنین برای افرادی که نمی‌دانند چگونه مدارک را لگالایز کنیم؟ پکیج‌های مشاوره و اقدام گام‌به‌گام ارائه میکند.
سوالات متداول لگالایز مدارک
- لگالایز مدارک چیست ؟
لگالایز مدارک به معنای تایید رسمی اعتبار مدارک ترجمهشده توسط مراجع ذیصلاح مانند دادگستری، وزارت امور خارجه و سفارت کشور مقصد است. این فرآیند مدارک را از نظر قانونی قابل استفاده در خارج از کشور میکند.
- آیا همه مدارک باید لگالایز شوند؟
خیر. بسته به هدف شما (تحصیل، کار، اقامت) و کشور مقصد، فقط برخی مدارک نیاز به لگالایز دارند. برای مثال، مدارک تحصیلی، شناسنامه، گواهی تجرد و مدارک کاری از مهم‌ترین آن‌ها هستند.
- مدت زمان اعتبار مدارک لگالایز شده چقدر است؟
در اغلب کشورها، مدارک لگالایزشده معمولا تا ۶ ماه یا یک سال اعتبار دارند. برخی کشورها ممکن است مدارک با تایید قدیمی‌تر را نپذیرند، بنابراین بهتر است فرآیند را نزدیک به زمان اپلای انجام دهید.
- آیا برای سفارت آلمان باید ترجمه آلمانی داشته باشیم؟
بله. در مورد لگالایز مدارک سفارت آلمان، ترجمه به زبان آلمانی الزامی است و تنها توسط دارالترجمه‌های رسمی قابل قبول انجام میشود.
- آیا خدمات لگالایز فقط در تهران انجام میشود؟
خیر، اما بسیاری از سفارتها (مانند آلمان یا بلژیک) تنها در تهران خدمات تایید مدارک را ارائه میدهند. با این حال، دفاتر نمایندگی موسسات معتبری مثل موسسه مهاجرتی هما در شهرهای بزرگ نیز میتوانند مدارک شما را جمعآوری و فرآیند را پیگیری کنند.
سخن پایانی
در دنیای مهاجرت، تحصیل در خارج و فرصت‌های شغلی بین‌المللی، قانونی کردن مدارک یکی از مهم‌ترین مراحل است. بی‌توجهی به این روند می‌تواند باعث رد درخواست ویزا یا اپلای شود. همان‌طور که در این مقاله بررسی شد، مراحل لگالایز مدارک برای هر کشور متفاوت است و نیازمند دقت بالا در ترجمه، تایید و ارسال است. استفاده از خدمات موسسات معتبر، می‌تواند این فرآیند را ساده‌تر، سریع‌تر و مطمئن‌تر کند و شما می‌توانید از صفر تا صد کار های مهاجرت خود را به موسسه مهاجرتی هما بسپارید تا آن را به طور کامل انجام دهند. اگر به فکر آینده‌ای روشن در خارج از کشور هستید، از همین امروز برای لگالایز مدارک کشورهای مختلف اقدام کنید.
